Gérer les permanences

✨ Le système de permanence permet de proposer à vos clients de participer à la vie du marché.

📌 Vous pouvez définir un ou plusieurs rôles à remplir lors d'une distribution, comme par exemple :

• Rangement de la salle

• Encaissement

• Accueil des nouveaux clients

Pour chaque distribution, les clients sont invités à s'inscrire pour remplir un rôle. Vous pouvez ainsi gérer facilement un calendrier de permanences 📅.

🛠️ Définir les rôles

➡️ Allez dans la page PARAMÈTRES ⚙️ de votre marché Cagette, puis sur la page PERMANENCES 📂.

Ajoutez / supprimez des rôles à volonté.
Si un rôle nécessite plusieurs personnes, il faut créer plusieurs rôles, par exemple :

• Rangement 1 

• Rangement 2 

Un rôle peut être rattaché à des catalogues du marché, mais ce n'est pas obligatoire.
On peut imaginer qu'il doit y avoir une personne par catalogue pour gérer la distribution des produits.

⏳ Délais et messages

Sur cette même page, vous pouvez configurer :

• Le nombre de jours avant ouverture des permanences (à partir de quand le planning est ouvert aux inscriptions)

• Nombre de jours avant la permanence pour l'envoi du mail

• Corps de l'email envoyé aux bénévoles pour leur donner toutes les informations nécessaires à l'accomplissement de leur permanence

🔔 Un message d'alerte est envoyé X jours avant la distribution si l'ensemble des rôles n'a pas été pourvu afin de remobiliser les clients pour les inciter à s'inscrire.

 Paramètres de l’alerte :

• Nombre de jours avant la permanence pour envoyer le mail d'alerte

• Corps du mail d'alerte

Variables utilisables dans les emails

Ces variables (ou codes) sont utilisable dans le corps des 2 emails, et seront automatiquement remplacées par les bonnes valeurs.

Variables du mail aux bénévoles :

• 📅 [DATE_DISTRIBUTION] : Date de la distribution

• 📍 [LIEU_DISTRIBUTION] : Lieu de la distribution

• 👥 [LISTE_BENEVOLES] : Liste des bénévoles inscrits à cette permanence

Variables du mail d'alerte :

• 📅 [DATE_DISTRIBUTION] : Date de la distribution

• 📍 [LIEU_DISTRIBUTION] : Lieu de la distribution

• ❌ [ROLES_MANQUANTS] : Rôles restant à pourvoir

Gestion des permanences par distribution

Retour à la page DISTRIBUTIONS de votre marché.

Si vous avez créé des rôles de bénévole, le bloc "Permanences" apparaîtra dans chaque bloc de distribution.

• En cliquant sur "Rôles de bénévoles", vous pourrez choisir quels rôles sont requis pour cette distribution.
• En cliquant sur "Bénévoles inscrits", vous pourrez voir quels bénévoles sont inscrits. Vous pouvez également modifier/ajouter/supprimer les inscriptions aux permanences.

📆 Calendrier des permanences

Le calendrier est accessible à tous les clients, il permet de s'inscrire sur le planning des permanences.

Il est accessible depuis la page d'accueil du marché, ou depuis la page DISTRIBUTIONS, bouton "Permanences".

Cette page est largement inspirée des applications comme Doodle ou Framadate.